[07/12/12] メールで「留守」であることを自動返信

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　(1) 今週のひとこと　クリップアートをバラバラにして使おう
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　　　　　　☆「今日のひとこと」はこちらで　https://www.724685.com/

　あっという間に12月も中旬に入りましたが、皆さん年賀状の準備は順調
　でしょうか？今週号も引き続き、『第３回編集長セミナー』でお話した
　『年賀状以外にも役に立つ年賀状作成ヒント集』からの情報です。

　◆ 第３回「パソコン生活応援セミナー」のお知らせ
　┃　http://www.clubqa.com/semi/
　┗◇ 編集長のおすすめリンク集（セミナーで紹介したサイト集）
　　　http://www.clubqa.com/semi/link/


　第３回セミナーの「ハイライト」は、用意した素材を使って、その場で
　写真などと組み合わせてオリジナルな画像を作る、という実演でした。

　そんな中で紹介したのが、マイクロソフトがオフィス利用者向けに無料
　で提供している画像「クリップアート」を「グループ解除」という方法
　を使えばバラバラにして加工できる、という応用の効くテクニックです。

　◆ クリップアートとメディア（Microsoft Office Online）
　http://office.microsoft.com/ja-jp/clipart/default.aspx


　実は、この方法、すでに「今週のＱ＆Ａ」で紹介していたものを実演で
　お見せしたものなので、手順は以下のページを参考にしてみてください。

　◆ 第280回 クリップアートを一部だけ加工したい（07.06.20）
　https://www.724685.com/weekly/qa070620.htm


　「グループ解除」が可能な「クリップアート」はマイクロソフトのもの
　だけでなく、たとえばリコーの「クリップアートファクトリー」からも
　入手できますので、バラバラにして部品として使えば、もう無尽蔵です。

　◆ プリントアウトファクトリー（リコー）　http://www.printout.jp/　
　┗◇ クリップアートファクトリー　http://www.printout.jp/clipart/

　
　ちょっと色を変えたり、組み合わせを変えるだけでも、自分だけの素材
　ができあがります。年賀状でオリジナルな感じを出すためにはもちろん、
　「年賀状以外にも役立つ」テクニックなので覚えておきましょう。


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　(2) 今週のＱ＆Ａ　メールで「留守」であることを自動返信
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　　　　　　　☆「質問リクエスト」 http://www.clubqa.com/mailcare/

　Ｑ：長期に出かけるとき、メールに留守だと自動返信できますか？
　　　（東京都：E.R. さんからのリクエスト）

　Ａ：いくつか方法がありますが、あまりオススメしません。


　　　　　　　　　　　　　　　　◆◇◆

　メールソフトとして一般的な Outlook Express をお使いの場合、以下
　のような設定で自動返信にすることは「可能」です。


　　１．自動返信に使うメッセージを作成しておき、「返信.eml」と
　　　　いった名前で返信用のファイルとして保存しておきます。

　　　※「件名」「本文」だけ入力したら「宛先」「CC」欄は
　　　　空けておき、「ファイル」−「名前を付けて保存」を
　　　　選択することで「eml」形式で保存できます。

　　２．Outlook Express のメインメニューより「メッセージ」−
　　　　「メッセージからルールを作成」を選択します。

　　３．「新規のメールルール」画面で、以下の設定をすることで、
　　　　メールを受信したら、差出人へ指定のメッセージでメールを
　　　　自動的に返信するようにできます。

　　　１）ルールの条件を選択してください。
　　　　　→　「すべてのメッセージに適用する」を選択

　　　２）ルールのアクションを設定してください。
　　　　　→　「指定したメッセージで返信する」を選択

　　　３）ルールの説明
　　　　　「指定したメッセージ」にリンクができているので
　　　　　クリックして、最初に保存した「返信.eml」という
　　　　　先ほど作成したファイルを指定

　　　４）ルール名
　　　　　「留守中の自動返信」とか適当な名前を入力

　　４．「ツール」−「オプション」で開く「オプション」画面の
　　　　「送信」タブ画面の項目で「メッセージを直ちに送信する」
　　　　のチェックを確認。ここにチェックしておけば受信直後に
　　　　返信メールが送信されます。

　　５．「ツール」−「メッセージルール」−「メール」を選択し、
　　　　「メッセージルール」画面で「留守中の自動返信」という
　　　　ルールのチェックがルール設定直後に入ってしまっている
　　　　ので、実際に使うまではチェックをはずしておきます。

　　　　※これをしておかないと、ルールを設定したあとに届く
　　　　　メールから、すぐに自動返信が始まってしまいます。


　あとは留守にする『直前』に「メッセージルール」画面を開いて、用意
　しておいた「留守中の自動返信」というルールにチェックを入れれば、
　自動返信の準備は完了となります。


　ただし、この方法を使うには大きな問題点があります。

　　　◎留守中もパソコンを起動したままで、Outlook Express も
　　　　常にメールを定期的に受信する設定にしておく必要があり、
　　　　さらに一定時間、パソコンを操作しないときにスタンバイ
　　　　になるといった節電設定もはずしておかないといけません。
　　　
　そのため、節電の観点やセキュリティ的にもあまりおすすめできません。


　さらに留守中に届く『すべてのメール』に自動返信する、という設定は
　迷惑メールにも返信してしまうことになるので、かなり危険です。悪意
　のある人達にまで「私は長期に留守しています」と教えるわけですから。
　
　そこで「ルールの条件を選択してください。」で「送信者にユーザーが
　含まれている場合」を選択し、許可したアドレスのメールにのみ返信を
　するような設定もできますが、そこまで設定に手を加えるのは面倒です。


　　　　　　　　　　　　　　　　◆◇◆

　使っているプロバイダによりますが、「自動返信サービス」を提供して
　いるところもあるので、そういうサービスを使えば、留守中にパソコン
　の電源を入れっぱなしにしなくても大丈夫なので、確認してみましょう。

　　◆ Webメールを使う  自動返信  @nifty
　　　https://www.nifty.com/mail/webmail/mail_auto.htm

　　◆ メール自動応答サービス　BIGLOBE
　　　http://email.biglobe.ne.jp/autoans/index-lup.html

　　◆ 自動返信  OCN Mail ON ヘルプ(使い方)ページ
　　　http://www.ocn.ne.jp/mailon/menu/p-1-3.html

　たとえば @nifty の自動返信サービスなら、返信してもいいアドレスを
　決めたり、アドレスブックに登録した相手からのメールにだけ返信する
　ような設定もできるので、そういう機能を活用したほうがいいでしょう。


　どちらにしろ、編集長としては「どうしても」という場合以外は留守中
　の自動返信はおすすめしません。もちろん、あとは利点と欠点を考えた
　上で、ご自身でご利用になるかの判断はお任せします。


　◎「今週のＱ＆Ａ」は図などを追加、一部加筆して、順次、公開中。
　　　 −＞　https://www.724685.com/weekly/

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　(3) 今週の用語解説　いまさらですが「MP3」とは
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　　　　　　　　☆毎週、ひとつずつ、パソコン用語を解説していきます。

　・映像にしろ、音楽にしろ、より高品質に「デジタルデータ」で残そう
　　とすると、どんどんデータの容量が大きくなるため保存や送信が大変
　　になります。そこで、なるだけ映像や音声の品質は落とさずに容量を
　　減らす方法が研究されており、それを「圧縮」技術と呼んでいます。

　　そんな中、映像データを圧縮するために開発され、有名なのが「MPEG
　　（Moving Picture Experts Group）」と呼ばれる技術規格で、現在、
　　市販されている 映画DVD の多くで「MPEG-2」が使われています。

　　映像データには、普通、音声データも合わせて保存されているため、
　　その「MPEG」技術の一部として開発された音声（Audio）データ圧縮
　　の規格が「MPEG Audio Layer-3」であり、略して「MP3」となります。


　・この音声データ圧縮技術「MP3（エムピースリー）」を標準的な設定
　　で使うと、市販の「音楽CD」に記録されているデジタル音楽データを
　　もとの「10分の１」程度の容量に圧縮して保存することができます。

　　最大 約700MBもの音楽データが保存された「音楽CD」も「MP3」なら
　　50〜70MB のデータに圧縮できます。１曲単位なら、わずか数MBまで
　　圧縮できるため、音楽データの大量保存や配布に便利なのです。

　　
　・「MP3」以外にも様々な音声圧縮の技術があり、中には「MP3」よりも
　　圧縮率の高いものや音質の劣化が少ないものも開発されていますが、
　　「MP3」は、その技術を使って音声データを圧縮したり、音楽として
　　再生できるソフトが入手しやすかったこともあって広く普及しました。

　　さらに機器に内蔵させたフラッシュメモリや小型のハードディスクに
　　圧縮した音楽ファイルを大量に保存し、いつでも音楽を聴けるように
　　開発された「デジタル携帯音楽プレーヤ」も普及を後押ししました。


　・「デジタル携帯音楽プレーヤ」には「MP3」以外の方法で圧縮された
　　データを使っている商品もありますが、総称として「MP3プレーヤ」
　　と呼ばれます。最近では１台で数万曲も保存できる機種もあります。

　　※特に人気が高いのがアップル社の「iPod（アイポッド）」です。
　　　http://www.apple.com/jp/ipod/whichipod/
　　　
　　「MP3」で音楽CD のデータ容量を10分の１以下に圧縮したら、音質も
　　かなり落ちてしまうような気もしますが、「人間の耳」で聴く範囲で
　　できるだけ違いが分からないように工夫した圧縮をしています。

　　そのため、よほどの環境で聴き較べでもしない限りは、違いを明確に
　　耳で判別することは難しく、特に携帯プレーヤのように、屋外で聴く
　　ような環境では「違い」があったとしても、気にならないものです。


＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝　◇ 編集後記 ◇　＝＝＝＝＝＝＝[Top に戻る]

　「週刊クラブＱ＆Ａ」のメールマガジンに直接、返信すると当社に届く
　わけですが、ときどき『だだいま留守にしております』といった文面の
　「自動返信」メールを受け取ることがあります。

　「私に留守だと告知されても...」という感じで、すぐに削除しますが、
　この方は迷惑メールにも自動返信しているんだろうな、と思うと心配に
　なってしまいます。迷惑メールには返信しないのが『鉄則』だからです。

　◆ 第102回 不要なメールへの対処法（03.12.17）
　https://www.724685.com/weekly/qa031217.htm


　最近は個人情報の問題が大きく取り上げられるようになったので少なく
　なりましたが、以前はメールの「署名」にお名前だけでなく、住所から
　電話番号まで自動で挿入される設定にしている方もいて驚いたものです。

　確かにメールは便利ですが、ちょっとしたミスで送るつもりのない相手
　に誤送信してしまうこともあります。ですから個人情報を書く場合でも
　必要最低限の項目にとどめることが大切です。


　そんなこんなで「自動返信」はおすすめしていないのですが、できるか
　どうかを聞かれれば、確かに可能なので、その方法を紹介しましたが、　
　実際にお使いになるかどうかは自己責任でどうぞ。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（編集長・林）

　　※ 次回の発行は12月19日（水曜日）の予定です。お楽しみに。


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